Меня зовут Ольга Курина, и с 2018 года я помогаю организациям правильно оформлять документы и сдавать отчёты по проектам, поддержанным президентскими грантами. За это время я поучаствовала более чем в пятидесяти проектах — это фильмы, библиотеки, музеи, фестивали, социальные инициативы, образовательные лаборатории и многое другое.
Кроме того, у меня есть большой опыт подготовки отчётности по другим видам финансовой помощи: субсидии, гранты и специальные программы поддержки от Министерства культуры России, Агентства стратегических инициатив («ИРИ»), Министерства цифрового развития, Комитета общественных связей и молодёжной политики Москвы и других ведомств.
Каждая организация, выделяющая средства на проекты, предъявляет особые требования к оформлению документов. Сегодня я хочу рассказать о специфике работы с двумя крупными фондами: Фондом президентских грантов и Президентским фондом культурных инициатив. Важно понимать, что правильное оформление бумаг на начальном этапе поможет избежать неприятностей позже.
Почему важно грамотно подготовить финансовую документацию?
На деле всё просто, в случае если специалист фонда сочтёт вашу отчётность некорректной или несоответствующей заявленному плану расходов, придётся возвращать неиспользованные средства. Такое развитие событий сильно огорчит вас ближе к концу проекта.
Давайте вместе рассмотрим, как пошагово пройти путь от победы в конкурсе до успешного завершения проекта, обращая особое внимание на важные нюансы.
- Подготовка договора
Ура! Ваш проект объявили победителем. Сначала открываем специальный счет в Сбербанке, который при наличии текущего счета там, можно даже открыть онлайн.
Далее корректируем ККТ (ключевые контрольные точки), которые должны соответствовать параметрам: краткость, четкость, наличие конкретики в цифрах, отсутствие воды (вида утверждены планы, подготовлены отчеты) – всё должно быть по делу. На данном этапе есть инструкции и куратор, который направит в нужном направлении.
Бюджет. На этапе подготовки Договора нужно заполнить план по траншам бюджета. Многие не знают, но по умолчанию бюджет проекта сформирован равномерными траншами по каждой статье из расчета количества месяцев. То есть, если по разделу 1 «Оплата труда» заложено 100 000 рублей на 10 месяцев, то в бюджете по умолчанию будет указано по 10 000 рублей в каждом месяце проекта. Этот бюджет можно редактировать под свои нужны.
Для наглядности я в Excel расписываю планируемые транши по каждой позиции из заявки.
Далее необходимо просчитать план по месяцам по каждому разделу и разместить эту информацию в бюджете Договора.
!!!Рекомендация!!! Предварительно удалите все заполненные по умолчанию цифры из бюджета, иначе они будут мешать в заполнении реального плана.
В большинстве случаев, при наличии обоснования, Фонд согласовывает и неравномерные транши (70/20/10, 60/20/20 и тому подобные для трехэтапного проекта, например).
2. Реализация гранта
Сталкиваясь с рядом комментариев от финансовых сотрудников Фондов, хотелось бы дать несколько общих рекомендаций по подготовке документации и несколько рекомендаций по отдельным разделам сметы, в которых наиболее часто встречаются ошибки.
2.1. Общие рекомендации к оформлению договоров, актов, приложений
При составлении документов важно учитывать современные практики и обеспечивать максимальную прозрачность и детализацию. Основные рекомендации включают следующее:
Оформление договоров:
- Подробное техническое задание. К договорам на оказание услуг или выполнение работ рекомендуется прилагать подробное техническое задание, где детально расписаны виды и содержание работ (услуг). Это особенно актуально при проверках финансовой отчетности, поскольку часто запрашиваются подобные ТЗ.
- Отчет о выполненной работе. Вместе с актом выполненных работ целесообразно прикреплять отчет, в котором должно быть отражено, что именно было выполнено в рамках технического задания. Можно дополнить отчет скриншотами, фотографиями и прочими материалами, подтверждающими факт оказания услуги или выполнения работы.
Шапка документа
Шапка документа должна иметь следующий формат:
- ООО: полное наименование организации, ФИО представителя и основание его полномочий (доверенность, решение общего собрания);
- ИП: фамилия, имя, отчество предпринимателя, ссылка на свидетельство о госрегистрации, номер ОГРНИП;
- Физическое лицо: желательно указать паспортные данные, включая гражданство и полное ФИО.
Источники финансирования
Разделение затрат. Если договор финансируется из разных источников (грантовые средства, бюджетные или внебюджетные поступления), важно провести четкую градацию расходов в самом договоре и дополнительно отразить её в актах выполненных работ. Это позволит избежать проблем при контроле расходования бюджетных средств.
Выбор контрагентов
Контрагента следует подбирать таким образом, чтобы он соответствовал предоставляемой услуге. Ключевое внимание уделяется следующим аспектам:
- Соответствие ОКВЭД: У контрагента должны быть зарегистрированы коды экономической деятельности, соответствующие планируемой услуге. Отсутствие необходимых кодов может привести к отказу в принятии расходов;
- Информация в открытых источниках: Данные о предприятии или индивидуальном предпринимателе, размещённые в интернете, должны совпадать с предлагаемой деятельностью;
- Лицензирование. Некоторые виды деятельности требуют обязательного наличия лицензии. Их полный список определён Федеральным законом №99-ФЗ от 04.05.2011 г., статья 12.
Особое внимание следует уделить выбору самозанятого исполнителя:
- Самозанятым разрешено заниматься ограниченным перечнем видов деятельности, установленным Федеральным законом №422-ФЗ от 27.11.2018 г., пункт 2 статьи 4;
- Запрещены некоторые формы бизнеса, такие как перепродажа товаров, покупка продукции с обязательной маркировкой (молочные изделия, одежда и др.) и сдача в аренду помещений коммерческого назначения;
- Важно учесть временные ограничения для бывших сотрудников предприятий. Заключение контрактов с бывшими работодателями возможно лишь спустя два года после прекращения трудовых отношений.
Тонкости работы с самозанятыми
Самозанятые исполнители обязаны соблюдать строгие правила относительно характера своей деятельности. Вот ключевые моменты, которые необходимо учитывать при взаимодействии с ними:
1. Личное исполнение обязательств
- Работы и услуги должны выполняться непосредственно самим самозанятым лицом. Формулировки, допускающие привлечение сторонних исполнителей, недопустимы, так как нарушают принципы налогообложения самозанятых;
- Заключение субподрядных соглашений или передача части обязанностей третьим лицам невозможны.
2. Недопустимость посреднической деятельности
Самозанятые не вправе выступать в роли посредников или агентов. Например, если речь идет о заключении договора на проведение мероприятий, то самозанятый не имеет право заключать договора на аренду помещения, найм персонала и так далее.
3. Документация и подтверждение статуса
Рекомендуется запрашивать справку о применении спецрежима («налог на профессиональный доход»), и прикладывать её к отчётным документам. Эта мера снижает риски возникновения претензий со стороны контролирующих органов.
4. Регистрация и сроки исполнения
Договор должен быть заключен после официальной регистрации гражданина в статусе самозанятого. Выплата вознаграждения возможна только после фиксации факта регистрации. В договоре, однако, можно прописать, что он действует с даты, ранее его заключения. Например: «Настоящий договор №бн от 01 октября 2025 года распространяет свое действия на отношения Сторон, возникшие с «01» августа 2025 года и действует до 28 февраля 2026 года».
Заключение агентских договоров
Фонд устанавливает чёткое правило относительно договоров, предусматривающих привлечение субподрядчиков для выполнения работ или оказания услуг. Такие договоры рассматриваются как агентские и требуют предварительного согласования с Фондом. После одобрения возможности заключения подобного соглашения, необходимо внимательно оформить документ:
- Подробно изложить перечень предоставляемых услуг;
- Выделить отдельно размер агентского вознаграждения, сумма которого не должна превышать 10% от общей стоимости договора.
Вычитка документов
Процедура вычитки документов перед подачей финансового отчета является важным этапом контроля качества оформления документации проекта. Чтобы обеспечить полную совместимость с правилами фонда и исключить возможные проблемы с приёмом отчёта, особое внимание необходимо уделять нескольким ключевым аспектам.
Что включает процесс вычитки?
1. Соответствие содержания договора тематике грантового проекта
Необходимо убедиться, что предмет договора и услуги, указанные в нём, соответствуют целям и задачам проекта, описанным в конкурсной заявке и техническом задании. Неправильное оформление предмета договора может вызвать дополнительные проверки или даже отказ в приёме расходов.
2. Верификация сроков выполнения обязательств
Важно удостовериться, что установленные в договоре сроки завершения работ и предоставления результатов находятся в пределах срока реализации гранта. Нарушение временных рамок может повлечь претензии со стороны фондовых служб.
3. Правильность заполнения реквизитов сторон
Правильно заполненные реквизиты позволяют легко установить юридический статус каждого участника сделки. Необходимо проверять наличие полных наименований компаний, ИНН, КПП, банковских реквизитов и контактных данных. Малейшая ошибка может затруднить идентификацию юридического лица и стать причиной отказа в оплате.
4. Согласование сумм и единиц измерения
Суммы оплаты должны быть одинаковыми как в числовой форме, так и в письменной форме (приведённой в скобках). Следует обратить особое внимание на расхождения между числом и текстом, которые могут привести к юридическим противоречиям.
5. Учёт налогов и сборов
Отдельно следует выделять информацию о налогах, включённых в цену контракта. Например, указание налога на добавленную стоимость (НДС) и его ставки позволяет правильно рассчитать налоговые обязательства и избежать ошибок при подготовке налоговой отчётности.
Процесс тщательной вычитки существенно повышает шансы успешного прохождения финального этапа отчётности и минимизирует риски возврата документов на доработку.
Правила сканирования документов
Качество сканирования играет важную роль в процессе подачи финансовых отчетов и влияет на принятие документов фондом. Следующие рекомендации помогут избежать распространенных ошибок и повысить качество подготовки материалов.
1. Единая структура файла
Все страницы договора или акта должны быть объединены в единый файл формата PDF. Документ, состоящий из частей, полученных из разных источников (например, текстовая версия Word + отдельные снимки страниц с подписями), не принимается фондом. Такой подход необходим для исключения путаницы и поддержания целостности материала.
2. Высокое разрешение и контрастность
Сканы должны быть выполнены с высоким разрешением, позволяющим четко различать текст и мелкие детали. Рекомендуемый показатель разрешения составляет от 300 dpi (точек на дюйм).
Избегайте расплывчатых изображений и чрезмерной яркости фона, которые снижают разборчивость текста.
3. Подтверждение подлинности подписей
Подписи должны быть представлены в оригинальном виде, то есть нанесенными рукой непосредственно на бумагу. Использование электронных копий подписей (факсимиле) недопустимо. Электронные подписи могут восприниматься как поддельные, что приведет к отказу в приемке документа.
Удостоверьтесь, что подпись присутствует на каждой странице документа, где это предусмотрено.
4. Сохранение порядка страниц
При создании электронного документа убедитесь, что порядок следования страниц совпадает с оригинальным бумажным документом. Часто встречающаяся проблема возникает при случайном изменении очередности страниц.
5. Исправление дефектов бумаги
Перед началом процесса сканирования удостоверьтесь, что бумага чистая и сухая. Загрязнения и складки могут негативно повлиять на качество полученного изображения.
Соблюдая перечисленные рекомендации, вы сможете значительно сократить количество возвращенных документов и ускорить процедуру утверждения ваших заявок.
Подписание документов в электронном документообороте (ЭДО)
Первичными документами могут служить файлы, подписанные электронной цифровой подписью (ЭЦП) в системах электронного документооборота. Однако важно учитывать следующие нюансы:
- Обязательно двустороннее подписание: Штампы внизу документа должны отображать информацию о подписании обеими сторонами;
- Авторизация подписантов. Только уполномоченные представители сторон могут ставить электронную цифровую подпись на документах.
Эти меры обеспечивают юридическую значимость документов и предотвращают возникновение споров относительно подлинности подписей.
3. Рекомендации по оформлению документов по разделам сметы
Раздел 1. «ОПЛАТА ТРУДА»
Трудовые договоры
Трудовые договоры должны заключаться исключительно с сотрудниками, указанными в пункте 1.1. сметы. Если вместо сотрудника планируется привлечь самозанятое лицо либо специалиста по гражданско-правовому договору (ГПХ), необходимо заблаговременно направить письмо по установленной форме для согласования изменения структуры сметы. Это позволит перевести расходы из пункта 1.1. (трудовые договора) в пункт 1.2. (услуги физических лиц и ГПХ).
Если же планируется привлечение индивидуальных предпринимателей или компаний, то расходы следует перенести в соответствующий раздел сметы (разделы 3-9).
!!! Тут и далее – любое изменение по смете надо заранее согласовывать!!!
Для трудовых договоров желательно подгружать следующий пакет отчетной документации:
1. Трудовой договор. Трудовой договор с директором компании или бухгалтером требует дополнительного соглашения на период реализации проекта. Такое соглашение определяет выполнение сотрудником специфических ролей, связанных с проектом (например, руководителя проекта или бухгалтера проекта). В тексте дополнительного соглашения необходимо зафиксировать сроки выполнения проектных задач, объем функционала и условия оплаты труда. Также можно заключить срочный трудовой договор на время реализации договора дополнительно к основному.
К отчету приложить основной трудовой договор и дополнительные соглашения (либо срочный трудовой договор).
Для остального персонала, заявленного на проект и нанимаемого непосредственно на него, можно заключить срочные трудовые договора на срок реализации проекта на необходимый функционал (пиар-менеджер, менеджер, координатор, лектор и т.п.). Тут могут быть прописаны как полная ставка, так и доля – 0,5 ставки, 0,25 ставки.
!!! Здесь важно учитывать следующий нюанс. Если реализация проекта начинается не с первого числа месяца или завершается раньше последнего рабочего дня, расчет заработной платы осуществляется пропорционально количеству фактически отработанных дней в соответствующем месяце. В противном случае возникнет необходимость вернуть излишне выплаченную сумму вместе с начисленными страховыми взносами.
!!! За счет средств гранта не могут быть оплачены различные премии, материальная помощь, социальные выплаты.
!!! Очень важно обращать внимание на комментарий, указанный в заявке на грант. Этот комментарий должен точно соответствовать условиям, указанным в подписанном трудовом договоре. Например, если изначально предполагалось привлечение конкретного работника, а впоследствии выбран другой кандидат, необходимо предварительно отправить запрос куратору для согласования замены. Важно отметить, что должны совпадать такие показатели, как процент занятости (ставка), уровень должностного оклада и функциональные обязанности.
Рассмотрим ситуацию, когда в вашем проекте предусмотрено, что руководитель будет получать заработную плату в размере 28 800 рублей ежемесячно на протяжении шести месяцев, итоговая сумма составит 172 800 рублей. Предположим, вы пропустили выплату зарплаты за несколько месяцев и теперь хотите компенсировать задолженность, выплатив увеличенную сумму в размере 43 200 рублей в каждый из четырех оставшихся месяцев. Однако, если такое изменение не было заранее согласовано с организаторами гранта, высока вероятность того, что вам одобрят только первоначальную сумму в 28 800 рублей за четыре месяца, а оставшуюся разницу придётся возвратить обратно.
2. Приказ о приеме на работу. Обычно редко запрашивается, но зависит от финансового специалиста. Желательно также подготовить приказ по унифицированной форме Т-1.
3. Бухгалтерская справка по расчету налогов.
Обычно к трудовым договорам я прикладываю бухгалтерскую справку, содержащую расчеты налоговых отчислений за каждый месяц, относящийся к проекту. Этого обычно бывает достаточно для подтверждения правильности расчетов.
Содержимое бухгалтерской справки:
- Название проекта;
- Месяц расчета;
- Список фамилий, имен и отчеств сотрудников;
- Занимаемая должность (роль);
- Оклад;
- Сумма удержанного налога на доходы физических лиц (НДФЛ);
- Итоговая сумма к выплате сотруднику;
- Страховые взносы;
- Взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
Справка должна быть подписана руководителем организации или главным бухгалтером. В справке также необходимо указать особенности начисления НДФЛ и страховых взносов:
- Стандартные вычеты (например, налоговый вычет на ребенка) требуют предоставления подтверждающих документов (например, свидетельств о рождении детей). Эти документы лучше заранее собрать у сотрудников.
- Льготные тарифы страховых взносов (например, пониженный тариф 7,6% для некоммерческих организаций сферы культуры, применяющих упрощённую систему налогообложения, или льготы для малого предпринимательства) необходимо обосновывать соответствующими документами. Лучше всего сразу включить подробный расчёт страховых взносов в бухгалтерскую справку.
4. Табель рабочего времени – часто предоставляется по запросу финансового специалиста. Можно заранее включить его в отчетность.
5. Расчетная ведомость по форме Т-51 – иногда также просят предоставить в качестве отчетного документа.
Соответственно, для рассчитанных налоговых платежей и страховых взносов прикладываем указанную выше Бухгалтерскую справку по расчету налогов.
Гражданско-правовые договоры, договоры оказания услуг с самозанятыми
В данном разделе учитываются договоры на выполнение конкретных работ или оказание услуг. Такие договоры не должны иметь положения трудовых договоров (обязательство ходить на работу, штрафы за отсутствие на рабочем месте и т.п.). Обязательно включать спецификацию или техническое задание, в котором указывать расшифровку работ, расчет их стоимости.
Нужно не забывать базовые нормы законодательства, что текущие и бывшие (2 года после увольнения) работники не могут работать в качестве самозанятых с данной компанией.
!!! Обязательно предоставлять отчет об оказанных услугах по каждому договору. Необходимо подтверждение того, что услуга/работа были оказаны/выполнены.
!!! Финансовые сотрудники проверяют соответствие комментариев в бюджете тому, что написано в договоре. Они должны коррелировать, совпадать.
!!! Совмещение одним специалистом нескольких функционалов также нужно заранее согласовывать.
!!! Если специалисту оплачивается проезд, проживание, питание в рамках гранта – надо указать на данный факт в договоре.
!!! Если у вас указаны несколько единиц договоров, то значит их должно быть такое же количество, иначе с большой вероятностью у вас не примут повышение стоимости услуг. Для понимания пример, у вас указано, что будут привлечены 5 лекторов каждый по 20 000 рублей, итого запрос на услуги лекторов в 100 000 рублей. Вы сделали один договор на одного лектора на суммарные 100 000 рублей, исчерпав бюджет. Вам с большой вероятностью примут лишь 20 000 рублей по этому договору, так как было заявлено в заявке для одного специалиста.
В то же время, если у вас будет 5 договоров с вариацией стоимостей, но на общую сумму 100 000 рублей, то тут вряд ли будут какие-то замечания. Например, 1 договор на 20 000 рублей, 2 специалист нашелся на 5 000 рублей, третий – на 25 000 рублей, четвертый – на 30 000 рублей, 5 – на 20 000 рублей.
Если вместо планируемого самозанятого на функционал был привлечен ИП, то такое изменение обычно согласовывают без проблем по письму по форме из шаблона на изменение бюджета. Такой расход надо будет перенести из 1 раздела в другой подходящий (чаще 6 или 7).
Страховые взносы
Часто тут при расчете допускаются ошибки, но при грамотном обосновании излишки или, наоборот, недостатки можно будет перенести на другие статьи бюджета.
Как указывалось выше – для подтверждения данных расходов составляется Бухгалтерская справка по расчету налогов (в нее можно включать сразу и трудовые договоры и договоры ГПХ).
Раздел 2. Командировочные расходы
В данной статье приводятся расходы только по командировочным расходам работников, с кем есть трудовые отношения – то есть это те, кто указан у нас в разделе 1.1 сметы.
Все киноэкспедиции, расходы на проезд, проживание волонтеров, специалистов, работающих по договорам ГПХ, ИП, оказания услуг и т.п. – эти расходы должны быть в 7 разделе сметы.
В качестве подтверждающих документов по заявленным командировочным расходам надо предоставить следующие первичные документы:
- авансовый отчет на сотрудника;
- служебное задание на командировку;
- приказ о командировании сотрудника;
- подтверждение из гостиницы о проживании (счет об оплате, договор о проживании, акт о проживании).
!!! В акте о проживании обязательно должны быть указаны сотрудники (ФИО), которые проживали, количество суток проживания, категория номера; сроки проживания, цена за одни сутки, общая стоимость. Должен быть в договоре или акте указан адрес проживания. Для всех актов важно, чтобы были расшифровки должности, ФИО подписантов. Данное условие также касается и проживания в квартирах/апартаментах и т.п.
Есть нюанс для сдачи в аренду самозанятыми лицами апартаментов — самозанятый не может сдавать недвижимость юридическим лицам и ИП (только частным лицам). Апартаменты не являются жилым помещением, поэтому возможны вопросы со стороны проверяющих.
!!! Если сотрудник сам оплачивал проживание, то должны быть приложены: чек об оплате проживания,; справка/выписка из банка сотрудника о том, что карта, с которой произведена оплата, принадлежит ему (в случае безналичной оплаты); справка из гостиницы о проживании с указанием места проживания, имени проживающего, дат и стоимости проживания. Выплаты по авансовым отчетам надо заранее согласовывать.
!!! Если номер не эконом класса, то надо согласовать с куратором улучшение категории номера.
!!! Если оплата произведена не с карты сотрудника, на которого сделан авансовый отчет, то такой расход принят не будет.
- подтверждение авиакомпании о перелете (в случае перелета): счет об оплате перелета, договор с перевозчиком/турагентом, акт с подробной информацией (ФИО пассажира, маршрут, номера билетов, стоимость за единицу), обязательно маршрутные квитанции, посадочные талоны с отметкой аэропорта. Если билеты приобретены через агента, то должно быть выделено агентское вознаграждение, которое не может превышать 10% от стоимости билетов.
!!! Если сотрудник сам оплачивал перелет, то должны быть приложены: маршрутная квитанция, чек, справка/выписка из банка об оплате билетов с карты сотрудника, посадочные талоны с отметкой аэропорта.
!!! На посадочных талонах обязательно должна быть отметка аэропорта о прохождении контроля. Не могут быть предоставлены в качестве отчетных документов штрих-коды, фотографии с телефона, посадочные талоны без отметки аэропорта. Для таких посадочных придется за отдельную плату заказывать справки авиакомпании о перелете.
!!! Если оплата произведена не с карты сотрудника, на которого сделан авансовый отчет, то такой расход не будет принят.
Отдельно стоит упомянуть дополнительные расходы при перелетах, как-то оплата выбора места, питания, страховки. Если эти расходы не указаны в комментариях в заявке, то они не будут приняты и такие расходы придется вернуть.
Сейчас у многих онлайн-агентств есть функционал выдачи справок о совершенных перелетах. Министерство финансов и Федеральная налоговая служба в своих письмах высказывают позицию по поводу того, что в качестве подтверждения совершения перелета организация может предоставить справку, полученную от авиаперевозчика или его представителя. (Письмо ФНС от 11 апреля 2019 г. N СД-3-3/3409@, Письмо Минфина России от 13 декабря 2019 г. N 03-03-07/97641, Письмо Минфина России от 18 мая 2015 г. N 03-03-06/2/28296, Письмо Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21187). В данном случае нужно иметь подтверждение, что компания, выдающая справки о перелете, является агентством, аккредитованным Транспортной Клиринговой Палатой (ТКП), которая является исполнительным органом управления в Системе взаиморасчетов на воздушном транспорте (СВВТ). Подтверждением может быть, например, Свидетельство об аккредитации агентства в СВВТ.
Более подробная информация, например, по командировкам в киноэкспедиции представлена в статье «Налогообложение экспедиционных расходов съёмочной группы».
Раздел 3. Офисные расходы
В данном разделе находятся расходы на содержание офиса, оплату услуг банка, прочие подобные расходы.
Для расходов по данному разделу стоит упомянуть следующее:
- для договоров аренды помещений должны быть приложены свидетельства о собственности (либо соответствующие договоры для субаренды: договор аренды и свидетельство). Нужны акты приема, передачи помещений, акт об оказании услуг. Сроки действия договора должны соответствовать сроку действия гранта. Если ваш договор выходит за рамки гранта, а уплачена полностью его стоимость, то за период, который не входит в сроки реализации проекта, придется вернуть стоимость аренды;
- для закупки канцелярии и прочих аналогичных расходов обязательно нужны счета, товарные накладные/УПД с подробной расшифровкой товаров. В документах должны быть заполнены все необходимые реквизиты: дата, номер, названия сторон, информация о должности и ФИО подписантов, даты подписания. Подписи и печати должны быть четкие и разборчивые.
Если документы подписаны по доверенности, то должны быть приложены соответствующие доверенности.
!!! Для аналитического отчета необходимы фотографии приобретенных товаров. Лучше сделать фотографии в упаковке, без упаковки, сразу их подписать для будущего отчета.
Раздел 4. Приобретение, аренда специализированного оборудования, инвентаря и сопутствующие расходы
В данном разделе указывается все то, что будет использоваться для реализации проекта в плане средств производства – арендованные, приобретенные товары, оборудование, инвентарь и т.п.
Для данного раздела рекомендации, в целом, аналогичны тем, которые были для 3 раздела:
- для договоров аренды должны быть приложены акты приема, передачи оборудования, акт об оказании услуг. Сроки действия договора должны соответствовать сроку действия гранта. Если ваш договор выходит за рамки гранта, а уплачена полностью его стоимость, то за период, который не входит в период реализации проекта, придется вернуть стоимость аренды;
!!! Перечни арендуемого и/или приобретаемого оборудования, товаров, должны совпадать с тем, что указано в заявке. Если появились различия, их необходимо согласовывать с Фондом.
- для покупки товаров/оборудования обязательно нужны счета, товарные накладные/УПД с подробной расшифровкой товаров. В документах должны быть заполнены все нужные реквизиты: дата, номер, названия сторон, информация о должности и ФИО подписантов, даты подписания. Подписи и печати должны быть четкие и разборчивые.
Если документы подписаны по доверенности, то должны быть приложены соответствующие доверенности.
!!! Для аналитического отчета необходимы фотографии приобретенных товаров/оборудования. Лучше сделать фотографии в упаковке, без упаковки, сразу их подписать для будущего отчета.
Документы могут быть подписаны и в Электронном документообороте (ЭДО), но тогда нужно проверить, чтобы они были подписаны ЭЦП с обеих сторон.
Отдельно хотелось бы выделить договоры на аренду транспорта и транспортные услуги, для них запрашивают путевые листы либо маршрутные листы.
В них должна быть указана информация о маршруте за каждый день, модель, номер автомобиля, должен быть приложен список лиц или товаров (товарно-транспортная накладная), которые перевозились.
Зачастую просят приложить СТС (свидетельство о регистрации транспортного средства), которое, соответственно, должно быть выдано на лицо, которое предоставило в аренду транспортное средство.
Раздел 5. Разработка и поддержка сайтов, информационных систем и иные аналогичные расходы
В договорах на создание сайтов обязательно надо включать техническое задание с расшифровкой работ, подробную спецификацию работ. В акте или отчете к нему должно быть указано название созданного сайта.
Общие рекомендации к составлению документов представлены выше.
Понятное дело, что на момент проверки отчетности, такие сайты/системы должны функционировать и открываться.
На сайтах, созданных с помощью грантовых средств, необходимо размещать логотип Фонда. Вся информация об использовании логотипов представлена по ссылке.
При оплате расходов на домены, хостинги и прочие услуги необходимо соблюсти стандартное условие, что оплата таких расходов не должна выходить за пределы срока действия проекта. Иначе излишек будет пересчитан и его необходимо будет вернуть в Фонд.
6. Оплата юридических, информационных, консультационных услуг и иные аналогичные расходы.
7. Расходы на проведение мероприятий
По данным разделам, в целом, надо руководствоваться общими принципами оформления документов, которые описаны ранее.
С большой вероятностью, если у вас нет этих документов в составе отчетности, у вас запросят:
- подробную спецификацию, техническое задание;
- отчет по оказанных услугам/выполненным работам.
Для выполненных мероприятий лучше в комментариях к финансовому отчету сразу указывать пункты аналитического отчета, к которым они относятся и подтверждают их. Даты мероприятий в финансовых первичных документах и в аналитическом отчете должны совпадать, так как проверяющие специалисты их сравнивают.
Если изготавливается какая-то подарочная, сувенирная продукция, даже дипломы и пакеты, их надо сфотографировать в общем объеме, а также в момент вручения/распространения.
В целом, надо быть готовым доказать выполнение всех заявленных услуг в каком-то виде – фотографии, отчеты, реестры, списки, новости и т.п.
Основные выводы
Грамотное составление финансовых документов позволяет избежать возврата средств, обеспечивая успешное завершение проекта. Данный материал нацелен на повышение компетенций организаций в области оформления финансовой документации, повышая вероятность на успех реализации проектов и исключая риски отказа в финансировании.
Надеюсь, мой опыт будет вам полезен, если будут предложения, дополнения – буду рада обновить информацию в статье!
С уважением, Ольга Курина
